会議や報告書作成は全くもって時間のムダ!

会議 報告書ムダ 会社の体質

会社で仕事をしていると「これってやる意味あるの?」といったことはないですか。

または「これは必要なことなの?」といったことないですか。

私のなかでは2つ思い当たる節があります。

一つは『会議』です。

会社によっては朝礼に始まり、会議、打ち合わせなどやたらと社員を集めたがる会社があります。

そして二つ目は『報告書』です。

一つの報告書を作り上げるのに結構な時間を費やさなければなりません。

報告書の種類も豊富で、何をするにもすぐに報告書を催促されます。

これでは嫌気が差してくる人も多いのではないでしょうか。

もちろん私もその一人です。

全く無駄とは言いませんが、仕事の重要性から考えるとかなり下位に位置する業務です。

それを押し付けられようものなら、やる気が失せてしまいます。

基本的に何をするかしないかは上司が決めます。

やはり上司に問題ありということでしょうか。

それもあるでしょうが、やはり一番の原因は『会社の体質』ですね。

長年にわたって、そういった仕事の仕方を続けてきたせいで、それが会社として常態化しているのでしょうね。

残念ながら、こういった会社の体質はなかなか変わりません。

今回は、社員のやる気を削ぐような『会議』と『報告書』を押し付ける会社は将来性がないというお話です。

会議の多くは必要ではない。

仕事をしていると「こんなことする時間がもったいない」ということありませんか。

その筆頭が会議です。

会社によっては会議とは呼ばず、ミーティングと称している会社もあります。

会議なんてダラダラと、不毛な議論をするだけで、終わってみれば何も決まっていないのがほとんどです。

最近は会議の必要性が疑問視され、週に一度、もしくは月に一度しか行わない会社も増えてきました。

それでもまだ多くの会社が会議をおこなっています。

会議の目的は色々ありますが、

①何かの決定事項を周知徹底するための会議

②各業務の進捗度合いの報告のための会議

であれば、会議の必要性は理解できます。

ただの話し合いのようなミーティングや意見を交換するようなミーティングではやる意味はありません。

そもそも会社は政治のような多数決で物事が決まるものではありません。

組織の上位者が決めたことを下位者が実行するという組織運営です。

それは会社で働いてる人間であれば全員が理解しています。

だから、会議で意見を求められたりしても発言する人は少ないし、何かを提案したりする人も少ない。

発言するにしても、提案するにしても上位者の顔色をうかがいながら慎重に行うため活発な議論にはつながりません。

そんな会議をやっても何の意味があるのでしょうか。

ただの時間の浪費です。

報告書作成は結構な時間を取られます。

会議も無駄ですが、報告書も負けず劣らずの無駄な仕事です。

どちらかといえば、報告書の方が私としては何とかしてほしいですね。

会議は座っていれば時間が経って、ある時間になれば終了します。

しかし、報告書は頭と手を動かさなければならないし、そのうえ提出期限もあります。

とにかく面倒くさいですね。

自分のなかで大事な仕事という認識があれば、頭や手が動くのでしょうけど、そういった気持ちが全くないだけに余計に苦痛を感じます。

報告書というのは、申請書と違って事後処理業務です。

だから報告書の作成には気持ちが入りません。

私の同僚に報告書の作成に優れた人がいます。

傍から見ても本当に素晴らしい報告書を書くなぁ!と感心するくらいです。

でも、一方でそんな立派な報告書を作成したところで、仕事上何の利益にもならないのに、と冷めた感情も持っています。

事前の申請書であれば、申請書の中身が上位者の決裁に影響を及ぼすため重要性は高いでしょうし、それがひいては会社の利益に影響を及ぼします。

何の影響力も及ぼさない報告書を時間をかけて立派に作成しても、価値はありません。

報告書は簡潔に手短に作成しておけばよいのです。

それともう一つ重要でないものと言えば『稟議書』です。

一つの提案に対して複数の関係者の承認を得るために稟議書をグルグルとまわす意味あるのでしょうか。

そもそも複数の承認が必要なの?って言いたいですね。

それに稟議書の内容については事前に承認を得ているものであって、それを形式的に再度関係者に回しているといった感じです。

稟議書作成に貴重な時間を使い、承認する人は印鑑をつくだけで仕事をした気になってしまう。

報告書や稟議書は全く不要だというつもりはありませんが、会社利益とは遠く離れた仕事であることは間違いありません。

会議や報告書が多いと社員の幸せが奪われていきます。

会議や報告書が多いということは、社員にとっては明らかなマイナスです。

会議や報告書に使われる時間を考えてみて下さい。

生産性ゼロの仕事に時間を費やすということは、他の仕事がそれだけ疎かになっているということです。

つまり、会社の利益は減っているわけです。

時間を無駄にすることは、何も会社だけにとどまらず、働く社員にとっても良くないことです。

時間に無頓着な会社では、労働時間が長くなり、最後は社員がサービス残業をして仕事を終わらせることにもなりかねません。

つまり、社員にもしわ寄せは来るということです。

こういった形が常態化している会社にいると、仕事へのモチベーションを確実に下がります。

同じ忙しいでも、充実感のある忙しさと、無駄な仕事をしての忙しさとでは全く精神的な負担が違います。

こうした社員のモチベーションの低下が長時間労働と相まって、生産性の低さをもたらすのです。

 

日本の会社は外国の会社に比べて生産性が低いと言われます。

生産性が低いとは「効率性が悪い」ということです。時間やコストをかけている割には利益が少ないということ。

主な原因の一つが、利益にならない会議や報告書作成です。

生産性が低いと利益は上がらず、社員の待遇も上向きません。

仕事を頑張っている人や、生産性の良い仕事をしている人にしてみれば、会議や報告書の多さのせいで待遇が良くないのですから、たまったものではありません。

おわりに

たかが会議!たかが報告書!と思っている人もいるかもしれませんが、軽く見てはいけません。

会議や報告書などのように無駄なことに時間を費やしていると、あなたの心は仕事から離れてしまうでしょう。

モチベーションや低下し、それにつれてあなたのパフォーマンスも低下します。

ずいぶん昔になりますが、私の所属部署の部長が会議ばかり連日していたことがありました。

ある日、いつものように夕刻になると会議を始めようとしたところ、部長の上司にあたる役員が会議室に入ってきて、部長を一喝したのを思い出しました。

「毎日毎日、会議ばかりしているけど時間の無駄だろ。お前はアホか!」と怒鳴ったのを思い出します。

部長を一喝した役員は大変有能な人でした。

有能の人は会議の無駄、報告書の無駄を理解しているのでしょうが、残念ながら多くの会社や管理職はそうではありません。

会議好き、報告書好きな人が多いのが現状です。

それでは、いつまでたっても効率の悪い会社員人生を送ることになります。

もっと効率性の高い、無駄なことをしない会社に移って、あなたの力を発揮することも選択肢の一つとして考えてもよいかもしれませんね。

是非、以下の転職サイトを活用して、そういった会社を探してみてください。

無駄な会議のない会社は、給料が高い会社が多いです。

コメント

タイトルとURLをコピーしました