会議や報告書は時間のムダ!!時間を有効に使えていない会社に将来はない。

時間の有効活用 会社の体質

会社で仕事をしていると「これってやる意味あるの?」っていうことないですか。

それとか「これは必要なことなの?」っていうことないですか。

私のなかでは2つ思い当たる節があります。

その一つは『会議』です。

会社によっては朝礼に始まり、会議、打ち合わせなどやたらと社員を集めたがる会社があります。

そして二つ目は『報告書』です。

一つの報告書を作り上げるのに結構な時間を費やさなければなりません。

報告書の種類も豊富で、何をするにもすぐに報告書を催促されます。

これでは嫌気が差してくる人も多いのではないでしょうか。

私はその一人ですが。

全く無駄とは言いませんが、仕事の重要性から考えるとかなり下位に位置する業務です。

それを押し付けられようものなら、やる気が失せてしまいます。

基本的に何をするかしないかは上司が決めるものです。

やはり上司に問題ありということでしょうか。

それもあるでしょう。

でもやはり一番は『会社の体質』ですね。

長年にわたって、そういった仕事の仕方を続けてきたせいで、それが普通の状態になっている可能性が極めて高いです。

残念ながら、こういった企業体質は変わりません。

今回は、社員のやる気を削ぐような『会議』と『報告書』を押し付ける会社は将来性がないというお話です。

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会議は本当に必要ですか?

仕事をしていると「こんなことする時間がもったいない」ということありませんか。

その筆頭が会議です。

会社によっては会議とは呼ばず、ミーティングと称している会社もあります。

どっちでも同じですが。。。

ミーティングなんてダラダラと、不毛な議論をするだけで、終わってみれば何も決まっていないのが常です。

最近はミーティングの必要性が疑問視され、週に一度、もしくは月に一度しか行わない会社も増えてきました。

それでもまだ多くの会社がミーティングをします。

ミーティングでも、何かの決定事項を周知徹底するためのミーティング、各業務の進捗度合いの報告のためのミーティングであれば、その必要性は理解できます。

ただの話し合いのようなミーティングや意見を交換するようなミーティングではやる意味はありません。

そもそも会社は政治のような多数決で物事が決まるのではない。

組織の上位者が決めたことを下位者が実行するという組織運営です。

それは会社で働いてる人間であれば全員が理解しています。

だからミーティングで意見を求められたりしても発言する人は少ない。そして何かを提案したりする人も少ない。

発言するにしても、提案するにしても上位者の顔色をうかがいながら慎重に行うため活発な議論にはつながりません。

そんなミーティングは必要ありますか?

ただの時間の浪費です。

私なら、その時間を他の仕事に回したいですね。

報告書は本当に重要ですか?

ミーティングも無駄ですが、報告書も負けず劣らずの無駄な仕事です。

どちらかといえば、報告書の方が私はイヤですね。

ミーティングは座っていれば時間が経って、ある時間になれば終了します。

しかし、報告書は作成しなければなりません。

それは少なからず頭と手を動かさなければならないし、その上に提出期限もあります。

まあ、面倒くさいですね。

自分のなかで大事な仕事という認識があれば、頭や手が動くのでしょうけど、そういった気持ちが全くないため余計に苦痛感を感じなからの作成になります。

報告書というのは、申請書と違って事後的に作成するもの。

だから報告書の重要性は小さい。

私の同僚に報告書の作成に優れた人はいます。傍から見ても本当に素晴らしい報告書を書くなぁ!と感心するくらいです。

でも、一方でそんな立派な報告書を作成したところで、仕事上何の利益にもならないのに、と冷めた感情も持っています。

事前の申請書であれば、申請書の中身が上位者の決裁に影響を及ぼすため重要性は高いでしょうし、それがひいては会社の利益に影響を及ぼします。

何の影響力も及ぼさない報告書を時間をかけて立派に作成しても、価値はありません。

報告書は簡潔に手短に作成しておけばよいのです。

それともう一つ重要でないものと言えば、稟議書です。

一つの提案に対して複数の関係者の承認を得るために稟議書をグルグルとまわす意味あるのでしょうか。

そもそも複数の承認が必要なの?って言いたいですね。

それに稟議書の内容については事前に承認を得ているものであって、それを確認の意味を含めて再度関係者に回しているといった感じです。

稟議書作成に貴重な時間を使い、承認する人は印鑑をつくだけで仕事をした気になってしまう。

報告書や稟議書は全く不要だというつもりはありませんが、会社利益とは遠く離れた仕事であることは否定できません。

会議や報告書の多い会社は社員を大事にしない。

会議や報告書が多いということは、働く者にとっては明らかなマイナスです。

考えてもみて下さい。

会議や報告書に使われる時間を考えてみて下さい。

生産性ゼロの仕事にそれだけの時間を費やすということは、他の仕事が疎かになっているということです。

コスト意識のない会社です。

時間という資産を無駄に使っているという意味でコスト意識がないということです。

これは会社にとってもマイナスですが、働く社員にとってもマイナスです。

時間というコストに無頓着な会社では、労働時間が長くなり、休日数が少ない会社である可能性が極めて高いということ。

長くダラダラ仕事を放置している会社の可能性が大ですね。

時間に対する考えが薄い会社の可能性大です。

そういった会社は、社員が多くの休日数を望んでいることや、残業をしたくないことを望んでいることに鈍感です。

時間の使い方ひとつで会社の体質は分かるものなのです。。

ワークライフバランスとは無縁の会社ということです。

そして、これが更なる悲劇を生みます。

会議や報告書の多い会社は成長力なし。

会議や報告書が多い会社には更なる悲劇が待っています。

時間という貴重な資産を会議や報告書に費やしているということは時間に意識がない証拠です。

時間に意識がないということは、効率性を意識して仕事をしていないということで会社の利益は伸びません。

それは最終的には私たち社員の給料や賞与に跳ね返ってきます。

これは決して嘘ではありません。

日本の会社は外国の会社に比べて生産性が低いと言われます。

生産性が低いとは、一言で説明すれば「効率が悪い」ということです。時間やコストをかけている割には利益が少ないということを言っているのです。

その主な原因の一つに、利益にならない仕事をし過ぎていることがあります。。

そうです、会議や報告書のことです。

生産性が低いと、どうしても利益は上がっていかず、給料の上昇も見込めないということになりますね。

そして給料が上がっていかなければ、社員は他の会社に逃げていきます。

優秀な社員であればあるほど、逃げるのは早いですね。

おわりに

たかが会議ではないか!たかが報告書ではないか!と思っている人もいるかもしれません。

でも、侮ってはいけません。

会議や報告書作成に時間を充てる人は、能力的に問題がある人です。

そして、会議や報告書作成に時間を充てる会社は、会社体質に問題ありです。

ずいぶん昔になりますが、私の所属部署の部長が会議ばかり連日していたことがありました。

その部長はあまり仕事のできる方ではありませんでした。

ある日、いつものように夕刻になると会議を始めようとしたところ、部長の上司にあたる役員が会議室に入ってきて、部長を一喝したのを思い出しました。

「毎日毎日、会議ばかりしているけど時間の無駄だろ。お前はアホか!」と怒鳴ったのを思い出しました。

その部長は1年後の人事異動で左遷されてしまいました。

あなたの会社は会議ばかりやっていませんか。または報告書ばかり書かされていませんか。

もしそういった会社であれば、将来どこかで行き詰ってしまうかもしれませんよ。

それが利益の減少で行き詰るか、退職者の増加で行き詰るか。

色々な形で表面化してくるでしょう。

もしかすると、もう既に目に見える形でヒドイ状態にあるかもしませんね。

そのときは早めに会社を変わりましょう。

会社の体質は変えることはできません。会議や報告書が好きな体質は変わりません。

あなたが変わるしかありません。

⇒転職活動にはやるべきことの順番がある。

コメント

転職回数を気にしている人には是非とも読んでほしい記事です。
転職回数の多い人は『転職回数を気にしない会社』に行けばよい。
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